[Aktualne informacje znajdują się na stronie Podpis kwalifikowany elektroniczny]

Informuję, że w związku z wprowadzaniem przez Narodowe Centrum Nauki (NCN) zasad dotyczących obsługi administracyjnej umów i projektów wyłącznie w formie elektronicznej z użyciem podpisu kwalifikowanego (tzn. bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem kwalifikowanym), proszę kierowników projektów o stosowanie poniższej procedury związanej
ze składaniem wniosków o uzyskanie podpisu kwalifikowanego.

Regulacje wewnętrzne UJ:

Podpisywanie dokumentów, w tym umów o finansowanie projektów podpisem kwalifikowanym wymaga podjęcia następujących działań:

• Etap 1 - postępowanie w zakresie uzyskania podpisu kwalifikowanego dla kierowników projektów - pracowników UJ i osób fizycznych.
• Etap 2 - podpisywanie podpisem kwalifikowanym umów o finansowanie i innych dokumentów związanych z realizacją projektów.

Kierowników projektów, którzy już posiadają podpis kwalifikowany prosimy o zapoznanie się z Etapem 2.

Etap 1 - postępowanie w zakresie uzyskania podpisu kwalifikowanego:

1. Kierownik projektu wypełnia i podpisuje formularz danych osobowych wymagany przy rejestracji podpisu kwalifikowanego.
2. Kierownik projektu przekazuje wypełniony i podpisany formularz danych osobowych, w zamkniętej kopercie, do CAWP.
3. Upoważniony pracownik CAWP wprowadza dane kierownika projektu do właściwego systemu elektronicznego w celu zamówienia zestawu z certyfikatem kwalifikowanym. Po złożeniu zamówienia kierownik projektu otrzymuje drogą mailową, na podany w formularzu adres e-mail, informację o konieczności dostarczenia papierowej wersji złożonego zamówienia do siedziby Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR). Otrzymaną wiadomość prosimy zignorować, ponieważ dalsze czynności związane z uzyskaniem podpisu kwalifikowanego, w tym złożenie papierowej wersji zamówienia do KIR, będą wykonane przez CAWP.
4. Po zakończeniu procedury związanej z zakupem zestawu do podpisu kwalifikowanego, KIR poinformuje kierownika projektu drogą mailową o możliwości osobistego odbioru zestawu (zestaw do podpisu może odebrać wyłącznie osoba, dla której złożono zamówienie, nie ma możliwości upoważnienia innej osoby). Do odbioru zestawu konieczny jest ważny dokument potwierdzający tożsamość (dowód osobisty lub paszport). Odbiór możliwy jest w siedzibie Krajowej Izby Rozliczeniowej w Krakowie (KIR) przy ul. Lea 114 A. Odbiór zestawu będzie możliwy także w innej siedzibie KIR w Polsce, po zgłoszeniu tego faktu do CAWP na etapie składania formularza danych osobowych.
5. Koszt zakupu zestawu będzie rozliczony, na podstawie faktury VAT przekazywanej kierownikowi projektu przez CAWP i może być rozliczony ze środków danego projektu.

Zgodnie ze stanowiskiem Narodowego Centrum Nauki, wyrażonym w piśmie z dnia 6 lutego br., w przypadku projektów zakwalifikowanych do finansowania w ramach ww. konkursów możliwe jest kwalifikowanie kosztów poniesionych przed podpisaniem umowy o finansowanie projektu tj. od dnia uprawomocnienia się decyzji Dyrektora NCN o przyznaniu środków finansowych. Decyzja Dyrektora NCN staje się prawomocna po upływnie 14 dni od odbioru decyzji przez Uniwersytet.

Etap 2 - podpisywanie podpisem kwalifikowanym umów o finansowanie i innych dokumentów związanych z realizacją projektów:

1. Kierownik projektu uzupełnia w systemie OSF dane do umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego (dalej: umowa) zgodnie z informacjami przekazanymi przez opiekuna projektu w CAWP.
2. Kierownik projektu generuje z sytemu OSF uzupełnioną umowę. Następnie drukuje ją w 1 egzemplarzu oraz zapisuje, w formacie pdf, na dysku komputera lub innym nośniku danych. Nazwa pliku, bez polskich znaków, musi zawierać: nazwisko i imię oraz nazwę i numer konkursu np. Kowalski Jan Preludium 14. 
3. Umowę w wersji papierowej, w wolnej przestrzeni na ostatniej stronie, podpisują: kierownik projektu oraz kierownik jednostki UJ (dziekan lub stosownie do specyfiki jednostki).
4. Kierownik projektu podpisuje umowę podpisem kwalifikowanym, w formacie PAdES, postępując zgodnie z instrukcją instalacji i konfiguracji podpisu elektronicznego SZAFIR załączoną do zestawu. Po podpisaniu umowy podpisem kwalifikowanym (kierownik projektu zapisuje ją ponownie, zgodnie z opisem z pkt. 2, na dysku komputera lub innym nośniku danych.
5. Kierownik projektu przekazuje do CAWP podpisaną umowę w wersji papierowej oraz przesyła e-mailem do opiekuna projektu w CAWP umowę podpisaną podpisem kwalifikowanym.
6. Opiekun projektu w CAWP przekazuje umowę w wersji papierowej do akceptacji Kwestora i Prorektora ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych wraz z umową w wersji elektronicznej, zapisaną na nośniku danych, w celu złożenia podpisu kwalifikowanego.
7. CAWP przesyła do NCN podpisaną umowę za pośrednictwem platformy ePUAP i informuje e-mailem o tym fakcie kierownika projektu.
8. Po otrzymaniu podpisanej przez NCN umowy, opiekun projektu w CAWP współpracuje z kierownikiem projektu w celu rozpoczęcia realizacji projektu w UJ.
9. W przypadku innych dokumentów związanych z realizacją projektów procedura ich podpisywania i przekazywania jest analogiczna jak w przypadku podpisywania umów.

W przypadku pytań w zakresie uzyskania podpisu kwalifikowanego (etap 1) zachęcam do kontaktu z p. Anną Franczak-Bucką, tel. 663 12 663 38 93, anna.franczak-bucka@uj.edu.pl, natomiast w przypadku podpisywania umów podpisem kwalifikowanym (etap 2) z opiekunem danego projektu w CAWP.

Informuję, iż istnieje również możliwość podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym bezpośrednio w siedzibie CAWP. W tym celu prosimy o kontakt z opiekunem projektu w CAWP.