Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Kontrole i audyty

Projekty finansowane ze środków publicznych podlegają kontroli i audytowi. Obie formy badania prawidłowości realizacji projektu mają na celu m.in sprawdzenie:

  • czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i z obowiązującymi przepisami prawa, 
  • prawidłowości przeprowadzania procedur przetargowych (jeśli dotyczy),
  • poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej,
  • poprawności wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu,
  • wiarygodności sprawozdań/raportów z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta,
  • sposobu archiwizacji dokumentacji.

Audyt zewnętrzny – jest badaniem przeprowadzanym przez audytorów niezależnych od badanej jednostki i instytucji finansującej.
W Jednostce możliwe jest także przeprowadzenie audytu wewnętrznego, a więc podjęcie takich działań wewnątrz Jednostki, przez które Kierownik Jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną wiedzę na temat realizacji projektu.

Kontrola – przeprowadzana jest przez pracowników instytucji finansującej,

Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego:

Ustawa o zasadach finansowania nauki z dnia 30 kwietnia 2010 r.
Art. 34. 1. - Obowiązkowemu zewnętrznemu audytowi, przeprowadzanemu nie rzadziej niż co 4 lata, podlegają:

  1. jednostki naukowe, które w okresie 4 kolejnych lat przed rokiem przeprowadzenia audytu, otrzymały dotacje na utrzymanie potencjał badawczego, o których mowa w art. 18 ust. 1 pkt 1, w łącznej wysokości wyższej niż 1 000 000 zł;
  2. projekty obejmujące badania naukowe lub prace rozwojowe, w których całkowita wartość przyznanego dofinansowania przekracza 3 000 000 zł (zmiana weszła w życie 25 maja 2015 r., do wcześniejszych projektów stosuje się próg 2 000 000 zł);

Ustawa o Narodowym Centrum Nauki z dnia 30 kwietnia 2010 r.
Art. 34. ust. 5 - Dla projektów badawczych o całkowitej wartości przekraczającej kwotę określoną przez Radę Narodowego Centrum Nauki, odpowiednio do przedmiotu i kosztochłonności badań, Dyrektor zleca przeprowadzenie zewnętrznego audytu ich wykonania.
Wartość projektów objętych audytem określa Rada NCN w formie uchwały (Uchwała nr 101/2015 określa wysokość całkowitej wartości poszczególnych projektów badawczych na poziomie 3 000 000 zł, po przekroczeniu której podlegają one obowiązkowi przeprowadzenia zewnętrznego audytu ich wykonania). 

Rozporządzenie MNiSW z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę
§ 2. ust. 3. - Audytowany podmiot dokonuje wyboru audytora, zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych, i ponosi koszty przeprowadzenia audytu.

Jeśli chodzi o projekty realizowane w ramach programów NCN:
Dla konkursów ogłoszonych przed 16 marca 2015 r. audyt jest kosztem niekwalifikowanym
Dla konkursów ogłoszonych od 16 marca 2015 r. – audyt może być finansowany z kosztów pośrednich projektu

Audyt projektu rozpoczyna się nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z projektem i kończy się przed złożeniem końcowego sprawozdania z realizacji projektu.

Zasady przeprowadzania kontroli:

Kontrola – celem kontroli jest ocena prawidłowości realizacji projektu, a w szczególności jego zgodności z umową, według kryteriów: legalności, gospodarności; celowości i rzetelności.
Ze względu na zakres kontrola może być:

  • kompleksowa – ocenie podlegają wszystkie aspekty realizacji projektu
  • problemowa – obejmuje tylko wybrany aspekt

Podstawa prawna przeprowadzania kontroli w NCN - Ustawa o Narodowym Centrum Nauki z dnia 30 kwietnia 2010 r.

  • art. 34 ust 3 pkt 2 - Nadzór nad realizacją projektu obejmuje kontrolę w siedzibie podmiotu realizującego projekt, w terminie i na warunkach określonych w umowie o realizację projektu
  • Kontrola projektów przekazanych przez MNiSW odbywa się zgodnie z zapisami Rozporządzenia MNiI z dnia 7 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli realizacji badań naukowych, prac rozwojowych i innych zadań finansowych ze środków finansowych na naukę oraz wydatkowania tych środków
  • Kontrola projektów, które otrzymały finansowanie w drodze konkursów NCN odbywa się na podstawie procedury organizowania i przeprowadzania kontroli projektów badawczych oraz staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora finansowanych przez NCN przyjętej Zarządzeniem Dyrektora NCN.

Najczęstsze uchybienia i nieprawidłowości w realizowanych projektach

  1. Nieprawidłowości i uchybienia w zakresie umów cywilnoprawnych zawieranych w ramach realizacji projektów badawczych:
    • brak w dokumentacji Jednostki dzieł, których wykonanie zostało zlecone i sfinansowane ze środków projektu;
    • wytworzone dzieła nie odpowiadają w pełni zakresowi określonemu w umowie cywilnoprawnej; 
    • problematyczna kwestia przejęcia przez Jednostkę praw autorskich do dzieł wytworzonych w ramach zawartych umów w sytuacji, gdy część dzieła wykonana została przez osobę niewymienioną w umowie;
    • brak przestrzegania (określonych w wewnętrznych regulacjach) zasad zawierania umów cywilnoprawnych.
  2. Naruszanie umowy o finansowanie projektu badawczego poprzez brak powiadomienia Jednostki finansującej o nieprawidłowościach w realizacji projektu powziętych przez jednostkę.
  3. Naruszenie umowy o finansowanie projektu poprzez brak złożenia raportu okresowego lub końcowego z realizacji projektu w ustalonym terminie.
  4. W opublikowanych pracach powstałych w ramach projektów brak wzmianki o źródle finansowania.