Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Horyzont 2020

Zarówno sprawozdania finansowe jak i merytoryczne są składane online w systemie Participant Portal.
Wzory raportów 

Okresy raportowe każdego projektu określone są w art. 20.2 Umowy Grantowej. W ciągu 60 dni po zakończeniu każdego okresu raportowego koordynator projektu musi złożyć raport okresowy. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu okresu raportowego na przygotowanie raportu.

Raporty okresowe składają się z:

  • raportu merytorycznego (periodic technical report) 
  • raportu finansowego (periodic financial report)

Raport końcowy koordynator składa w ciągu 60 dni po zakończeniu projektu. W związku z tym partnerzy projektu mają zazwyczaj 30 dni po zakończeniu projektu na przygotowanie raportu końcowego.

Raporty składane w systemie Particpant Portal są podpisywane elektronicznie przez osobę do tego upoważnioną (Financial Signatory – FSIGN – Zastępca Kwestora UJ Marek Sokół).

Reporting and payment

POWER

Harmonogram płatności: stanowi odrębny moduł w SL 2014. Składając wniosek o płatność nie ma konieczności składania go wraz z wnioskiem. Zmiana harmonogramu płatności nie wymaga aneksu do umowy o dofinansowanie. Zaktualizowany harmonogramu płatności należy przesłać do Instytucji najpóźniej do końca okresu danego okresu sprawozdawczego.

Harmonogram płatności:
Kolumna wydatki kwalifikowalne: wszystkie planowane wydatki do rozliczenia w danym okresie rozliczeniowym.
Uwaga: jeśli projekt jest rozliczany kwotami ryczałtowymi w harmonogramie płatności w kolumnie wpisujemy 0,00
Kolumna dofinansowanie: jest to kwota transzy o którą występuje Wnioskodawca.
Dofinansowanie jest wypłacane zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płatności.
Uwaga: należy zwrócić szczególną uwagę na faktyczne zapotrzebowanie i wydatki w projekcie.

Wniosek o płatność:
Składanie wniosków o płatność odbywa się za pośrednictwem SL 2014
Pierwszy wniosek o płatność składamy niezwłocznie po podpisaniu umowy
Kolejne wniosku nie później niż 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego
Końcowy wniosek o płatność składamy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu.
Uwaga: Wnioski o płatność składamy zgodnie z umową o dofinansowanie jednak nie rzadziej niż w 3 miesięcznych okresach rozliczeniowych.

Rodzaje wniosków o płatność: mamy 5 rodzajów wniosków o płatność:

  1. Wniosek o zaliczkę
  2. Wniosek o refundację
  3. Wniosek rozliczający zaliczkę
  4. Wniosek sprawozdawczy
  5. Wniosek o płatność końcową

Uwaga:
Pierwszy wniosek o płatność – 1 lub 4 w zależności od faktycznego zapotrzebowania w projekcie
Kolejne wnioski o płatność – 1+3+4
Wniosek o płatność końcowa - 5

Weryfikacja wniosku o płatność:

  1. Sprawdzenie zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie
  2. Sprawdzenie zgodności realizacji projektu z harmonogramem realizacji projektu
  3. Sprawdzenie zgodności realizacji projektu z budżetem projektu
  4. Sprawdzenie czy zadania są realizowane zgodnie z wnioskiem i nie ma zagrożenia że wskaźniki nie zostaną osiągnięte.
  5. Potwierdzenie zgodności z postępem rzeczowym i finansowym
  6. Sprawdzenie czy projekt jest realizowany zgodnie z zasadą minimum.
  7. Dodatkowo dokumenty które mogą zostać sprawdzone weryfikacji wniosku o płatność (w zakresie 2 pierwszych wniosków podczas weryfikacji pogłębionej): strona www, baza personelu, baza konkurencyjności, uczestnicy projektu, (listy obecności, dokumenty potwierdzające kwalifikowalność, oświadczenia), wynagrodzenie personelu (opisy stanowisk, zakresy obowiązków, umowy o pracę, umowy cywilno – prawne, listy płac), dokumenty dotyczące rozeznania rynku itp.
    Dodatkowo w ramach każdego wniosku o płatność weryfikacji podlegają: zamówienia publiczne, dokumenty księgowe, Uczestnicy projektu

Baza personelu:

Przesłanie bazy personelu odbywa się za pośrednictwem SL 2014.
Do bazy personelu wpisujemy osoby samozatrudnione, osoby zaangażowane na podstawie umowy o pracę, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wolontariuszy.
Uwaga: do bazy wpisujemy wyłącznie osoby zaangażowane do realizacji projektu w ramach kosztów bezpośrednich.

Monitorowanie uczestników projektu
System SL 2014 umożliwia monitorowanie uczestników projektu (indywidualnych i instytucjonalnych). Dane dotyczące uczestników projektów zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału danej osoby w projekcie. Informacje te są podstawą do wykazywania i monitorowania wskaźników w projekcie

Zamówienia publiczne
Wypełniania jest w SL 2014 w przypadku realizacji zamówień powyżej 30 tys. euro. Próg należy odnieść do całej wartości zamówienia. Dokumentację źródłową należy zamieścić w SL jedynie w odniesieniu do zamówień które przekraczają próg unijny.

Ważne dokumenty:
Podręcznik SL 2014 – z dnia 01.05.2017  
Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020 z dnia 30.03.2017
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFS, EFRR oraz FS na lata 2014 – 2020 z dnia 23.08.2017 

NCN

Raporty roczne

Raport roczny – jest to raport z realizacji projektu badawczego za dany okres sprawozdawczy, składany w kolejnym roku kalendarzowym. Kierownik projektu przygotowuje raport w systemie OSF, następnie dokument jest drukowany i przedkładany w CAWP. Na Kierowniku projektu spoczywa obowiązek wysłania wersji elektronicznej raportu w systemie.
Termin wyznaczony przez NCN to 31 marca roku następującego po okresie rozliczeniowym, natomiast termin składania raportów (wersji roboczej i wersji ostatecznej dokumentu) w CAWP jest wyznaczony Komunikatem Prorektora UJ ds. badań i funduszy strukturalnych.
Pierwszy raport roczny z realizacji projektów finansowanych przez NCN należy złożyć za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu wyniósł co najmniej 8 miesięcy. Jeżeli realizacja projektu zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany.
Dokumenty w wersji papierowej powinny zostać podpisane przez Kierownika projektu, kontrasygnowane przez Dziekana Wydziału i w 3 egzemplarzach dostarczone do CAWP.
W raporcie należy zamieścić informacje o wszystkich zmianach dokonanych w danym roku sprawozdawczym, dokonanych zarówno za zgodą Kierownika Jednostki, jak i w drodze aneksu, zgodnie z zasadami NCN 
Proszę zwrócić szczególną uwagę na uwzględnienie w raporcie zmiany formy zatrudnienia poszczególnych wykonawców. W takim przypadku wykonawcę w raporcie należy umieścić drugi raz ze wskazaniem nowej formy zatrudnienia oraz odpowiednio kosztami poniesionymi dla wskazanej formy zatrudnienia, natomiast planowany koszt wynagrodzenia to „0”.

Raporty końcowe

Raport końcowy – raport podsumowujący całość realizacji projektu badawczego. Raport należy złożyć w terminie do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu określonej w umowie lub w aneksie do umowy.
Zgodnie z Komunikatem Prorektora UJ ds. badań i funduszy strukturalnych raporty końcowe (podpisane przez Kierownika projektu oraz Dziekana wydziału na którym projekt był realizowany) proszę składać w Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów w terminie umożliwiającym sprawdzenie i uzyskanie wymaganych podpisów władz Uniwersytetu, tj. najpóźniej na 10 dni przed upływem terminu składania raportów w NCN. Dokumenty należy złożyć w trzech egzemplarzach.
Zasady sporządzania raportów końcowych dostępne są tutaj 
Proszę zwrócić szczególną uwagę na uwzględnienie w raporcie zmiany formy zatrudnienia poszczególnych wykonawców. W takim przypadku wykonawcę w raporcie należy umieścić drugi raz ze wskazaniem nowej formy zatrudnienia oraz odpowiednio kosztami poniesionymi dla wskazanej formy zatrudnienia, natomiast planowany koszt wynagrodzenia to „0”.
 

Proszę pamiętać, że niezłożenie raportu rocznego/końcowego w terminie lub złożenie raportu niespełniającego wymagań określonych w stosownych przepisach powoduje wstrzymanie dalszego finansowania oraz upoważnia instytucje finansujące do uznania umowy za niewykonaną i uprawnia do żądania od jednostki zwrotu środków.