Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Podpis kwalifikowany elektroniczny

Uprzejmie informuję, że zgodnie z wprowadzonymi przez instytucje finansujące (np. NCN, MNiSW, NCBiR) zasadami dotyczącymi obsługi administracyjnej projektów w formie elektronicznej z użyciem podpisu kwalifikowanego oraz z aktualnie obowiązującą umową nr CRZP/UJ/I/934/2020 (postępowanie przetargowe zgodne z trybem art. 4 pkt.8 ustawy PZP), do dnia 3 września 2022 r., zakupy podpisów elektronicznych (certyfikatów) należy przeprowadzać w firmie Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Jutrzenki 116.

Proszę kierowników projektów realizowanych w UJ (nie dotyczy CM UJ) o stosowanie poniższej procedury związanej z zakupem lub odnowieniem elektronicznego podpisu kwalifikowanego.

Zgodnie z instrukcją zamieszczoną na stronie internetowej Działu Usług Informatycznych UJ (DUI UJ) https://dui.uj.edu.pl/podpiselektroniczny, aby uzyskać nowy lub odnowić już posiadany podpis elektroniczny proszę postępować zgodnie z opisanymi poniżej punktami:

  1. Wypełnić formularz zamówienia podpisu elektronicznego zgodnie ze wzorem dostępnym na ww. stronie.
    • Osobom dokonującym zakupu podpisu zaleca się wybranie zestawu kwalifikowanego standard ważnego 2 lata (poz. 5 w tabeli w formularzu zamówienia podpisu elektronicznego).
    • Osobom odnawiającym certyfikat zaleca się wybranie zestawu odnowieniowego ważnego przez 2 lata (poz. 8 w formularzu zamówienia podpisu elektronicznego) – w przypadku posiadanego i ważnego certyfikatu zakupionego w innej firmie. Natomiast w przypadku wygaśnięcia już ważności certyfikatu zakupionego w innej firmie, należy zamówić i zakupić nowy zestaw kwalifikowany.
  2. Po wypełnieniu, wydrukowaniu i podpisaniu formularza przez zamawiającego, należy przesłać skan podpisanego dokumentu do CAWP do p. Anny Franczak-Buckiej na adres: anna.franczak-bucka@uj.edu.pl. Po weryfikacji danych kierownika projektu przez CAWP, formularz zamówienia podpisu elektronicznego zostanie przekazany:
    • w przypadku kierowników projektów, którzy posiadają pełnomocnictwo dla kierownika projektu lub dla osoby zastępującej kierownika projektu, będących jednocześnie dysponentami, do Działu Usług Informatycznych UJ, Dalsze postępowanie następuje zgodnie poniższą instrukcją opisaną w pkt. 3 - 5.
    • w przypadku kierowników projektów, którzy rozpoczynają realizację projektu i nie posiadają pełnomocnictwa dla kierownika projektu, do akceptacji do dysponenta środków (Prorektora UJ ds. badań naukowych), a następnie do Działu Usług Informatycznych UJ. Dalsze postępowanie następuje zgodnie poniższą instrukcją opisaną w pkt. 3 - 5.
  3. Po otrzymaniu formularza zamówienia podpisu elektronicznego zgodnie z punktem 2a lub 2b, Dział Usług Informatycznych UJ, przekazuje formularz do akceptacji i podpisu przez Kwestora UJ oraz Prorektora UJ ds. dydaktyki. Następnie, podpisany dokument, w postaci zaszyfrowanej, zostanie przesłany pocztą elektroniczną przez DUI UJ do firmy odpowiedzialnej za wydawanie podpisów kwalifikowanych dla UJ. 
  4. Po otrzymaniu wiadomości mailowej z adresu: podpiselektroniczny@uj.edu.pl z Działu Usług Informatycznych UJ, zawierającej informacje, że formularz zamówienia podpisu elektronicznego został przesłany do firmy Enigma, kierownik projektu może: a) wejść na stronę sklepu: www.cencert.pl (CenCert jest marką firmy Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o.) i dokonać zakupu postępując zgodnie z instrukcją dostępną pod wskazanym adresem: https://dui.uj.edu.pl/podpiselektroniczny; b) przekazać powyższą wiadomość do p. Anny Franczak-Buckiej w CAWP (anna.franczak-bucka@uj.edu.pl), która w imieniu kierownika projektu dokona zakupu certyfikatu na stronie sklepu www.cencert.pl zgodnie z zamieszczoną instrukcją.
  5. Po otrzymaniu informacji mailowej, ze sklepu cencert.pl o zrealizowaniu zamówienia, kierownik projektu kontaktuje się się z przedstawicielem firmy p. Michałem Fortuną w celu uzgodnienia sposobu i terminu odbioru certyfikatu (FORTUNA PHU Michał Fortuna, ul. Kozia 14/18, 43-300 Bielsko-Biała, tel. 501 746 544, w godz.: 9:00 – 17:00).
  6. Po realizacji usługi na adres mailowy kierownika projektu lub osoby zastępującej kierownika projektu wpłynie faktura za zakup elektronicznego podpisu kwalifikowanego, która powinna być przekazana do zapłaty w terminie wskazanym w dokumencie. Zgodnie z zapisami umowy, do rozliczenia faktury należy dołączyć podpisany protokół przekazania-odbioru certyfikatu, wystawiony przez firmę przekazującą zestaw.

Uwaga: Z wnioskiem o zakup lub przedłużanie już posiadanego podpisu kwalifikowanego może wystąpić wyłącznie osoba posiadająca adres e-mail w domenie: @uj.edu.pl.

Jeżeli kierownik projektu nie posiada adresu w domenie: @uj.edu.pl, proszę o kontakt z opiekunem projektu w CAWP w celu założenia konta gościa. Wniosek o konto gościa dostępny jest na stronie Pomoc IT UJ: https://pomocit.uj.edu.pl/formularze w zakładce „Formularze”.

W przypadku osób (kierowników projektów), z którymi zawarto umowy cywilnoprawne w celu aktywacji konta w domenie UJ, niezbędny jest bezpośredni kontakt z Pomoc IT (tel. 12 663 50 70, 12 663 50 71, 12 663 50 72, mail: pomocit@uj.edu.pl). 

Zalecam rozpoczęcie procesu odnowienia certyfikatu co najmniej 10 dni roboczych przez wskazanym terminem zakończenia ważności certyfikatu. Po wygaśnięciu certyfikatu, uzyskanie kolejnego, będzie wymagało zakupienia nowego zestawu. 

W przypadku pytań i wątpliwości proszę o kontakt:

  • z opiekunem projektu w CAWP lub p. Anną Franczak-Bucką w CAWP, tel. 12 663 38 93, anna.franczak-bucka@uj.edu.pl
  • w sprawach technicznych z panią Iwoną Gajdą, Kierownikiem Działu Usług Informatycznych UJ, tel. 12 663 12 19, iwona.gajda@uj.edu.pl
  • lub bezpośrednio z firmą: biuro@cencert.pl, tel. 22 720 79 55 oraz 666 028 044 (Infolinia CenCert czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-18.00).

Traci moc komunikat: 1) Komunikat nr 1027.0643.58.2018 Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z dnia 30 listopada 2018 roku w sprawie obsługi administracyjnej umów o finansowanie i realizacji projektów finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki z wymogiem podpisu kwalifikowanego. 2) Komunikat nr 1027.0643.66.2019 Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z dnia 12 grudnia 2019 roku w sprawie obsługi administracyjnej realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych z wymogiem podpisu kwalifikowanego – przedłużenie ważności certyfikatu.


Komunikat Rektora w sprawie: składania wniosków o zakup lub przedłużanie już posiadanych podpisów kwalifikowanych wykorzystywanych na potrzeby realizowanych w UJ projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.

Oprogramowanie do podpisu

Poradnik użytkownika

Pytania i odpowiedzi

Pomoc techniczna

Import identyfikatora cyfrowego (dokument .pdf)

Aby podpisywać dokumenty w programie Acrobat Reader DC, należy zainstalować certyfikat otrzymany z zakupionym podpisem elektronicznym. Składanie podpisu elektronicznego wymaga również podłączenia czytnika wraz z kartą zawierająca podpis kwalifikowany. Jeśli powyższe warunki są spełnione, to procedura składania podpisu elektronicznego w programie Acrobat Reader DC przebiega następująco:

Krok 1a: Definiowanie podpisu w Acrobat Reader DC

  1. Aby zdefiniować Podpis w programie Acrobat Reader DC, należy otworzyć ww. program.
  2. Na pasku górnym klikamy pozycję „Edycja”, a następnie „Preferencje”.
  3. Po lewej stronie okna, które się pojawi, należy wybrać „Podpisy”, a w pierwszej sekcji „Podpisy elektroniczne, Tworzenie i wygląd” należy wybrać opcję „Więcej”.
  4. Otworzy się okno „Preferencje tworzenia i wyglądu”, w sekcji „Wygląd” wybieramy „Nowy”.
  5. Pojawi się nowe okno, w którym będziemy definiować podpis.
  6. Nadajemy „Tytuł”.
  7. W sekcji „Konfiguruj tekst”, możemy wybieramy opcje, w zależności od tego jak chcemy aby nasz podpis się wyświetlał (data, nazwa itp.).
  8. Następnie w każdym kolejnym oknie klikamy OK (3 razy).
  9. Podpis został zdefiniowany.

Krok 1b: Definiowanie podpisu graficznego w Acrobat Reader DC

  1. Aby zdefiniować Podpis graficzny w programie Acrobat Reader DC, należy otworzyć ww. program.
  2. Na pasku górnym klikamy pozycję „Edycja”, a następnie „Preferencje”.
  3. Po lewej stronie okna, które się pojawi, należy wybrać „Podpisy”, a w pierwszej sekcji „Podpisy elektroniczne, Tworzenie i wygląd” należy wybrać opcję „Więcej”.
  4. Otworzy się okno „Preferencje tworzenia i wyglądu”, w sekcji „Wygląd” wybieramy „Nowy”.
  5. Pojawi się nowe okno, w którym będziemy definiować podpis graficzny.
  6. Wybieramy „Tytuł” oraz „Konfiguruj grafikę” à „Importowanie grafiki” à „Plik” (wybieramy wcześniej przygotowany plik PDF ze skanem naszego podpisu, używając funkcji „Przeglądaj”).
  7. Po dokonaniu wyboru pliku PDF, klikamy OK.
  8. W sekcji „Konfiguruj tekst”, możemy wybrać dodatkowe opcje, w zależności od tego jak chcemy aby nasz podpis się wyświetlał (data, nazwa itp.).
  9. Następnie w każdym kolejnym oknie klikamy OK (3 razy).
  10. Podpis graficzny został zdefiniowany.

Krok 2: Podpisywanie plików PDF w programie Acrobat Reader DC.

  1. Otwieramy plik pdf, w którym ma zostać złożony podpis.
  2. Na prawym pasku bocznym klikamy pozycję „Więcej narzędzi”, a następnie „Certyfikaty”.
  3. Na górze dokumentu pojawi się pasek „Certyfikaty”, na którym klikamy ikonę „Podpisz cyfrowo”.
  4. Po pojawieniu się wyskakującego okienka, zgodnie z instrukcją która się na nim znajduje, zaznaczamy obszar, w którym ma pojawić się podpis.
  5. Po zaznaczeniu obszaru pojawi się kolejne wyskakujące okienko Podpisz za pomocą identyfikatora cyfrowego, wybieramy nasz certyfikat, który zostanie użyty do złożenia podpisu (w przypadku braku certyfikatu, należy zapoznać się instrukcją importu certyfikatu cyfrowego) i klikamy Kontynuuj.
  6. Następnie pojawi się okno z widokiem podpisu. Z rozwijanego menu Wygląd” wybieramy zdefiniowany wcześniej podpis. Jeśli w zdefiniowanych wcześniej podpisie chcemy dokonać zmian, klikamy przycisk Edytuj, a po dokonaniu zmian klikamy Zapisz”.
  7. Po wybraniu wyglądu podpisu klikamy „Podpisz”.
  8. Wybieramy miejsce docelowe, gdzie zostanie zapisany plik, definiujemy nazwę pliku i klikamy „Zapisz”. Zapisanie podpisanego dokumentu pod inną nazwą, niż dokument niepodpisany, pozwoli na ponowienie procedury podpisywania w przypadku, gdyby np. okazało się, że wygląd podpisu na dokumencie nie jest satysfakcjonujący. 
  9. W okienku, które się otworzy, wpisujemy PIN podpisu kwalifikowanego i naciskamy OK”.
  10. Dokument został podpisany. Poprawność oraz szczegóły podpisu można sprawdzić w Panelu Podpisu znajdującym się nad treścią dokumentu.

zobacz również: Tworzenie wyglądu podpisu opartego na certyfikacie (definiowanie podpisu graficznego w Acrobat Reader DC - instrukcja na stronie Adobe)