Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Podpis kwalifikowany w konkursach finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki

Osoba do kontaktu w CAWP:

w zakresie uzyskania podpisu (etap 1): Anna Franczak-Bucka,
tel. 12 663 38 93,
e-mail: anna.franczak-bucka@uj.edu.pl

w zakresie podpisywania umów (etap 2): opiekun właściwego projektu

UWAGA!
Zasady obsługi administracyjnej umów i projektów  w formie elektronicznej z użyciem podpisu kwalifikowanego (tzn. bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem kwalifikowanym) obowiązują od konkursów: OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, SONATA BIS 7, MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATINA 1, DAINA 1, BEETHOVEN CLASSIC 3, BEETHOVEN LIFE 1.

W związku z wprowadzaniem przez Narodowe Centrum Nauki (NCN) zasad dotyczących obsługi administracyjnej umów i projektów wyłącznie w formie elektronicznej z użyciem podpisu kwalifikowanego (tzn. bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem kwalifikowanym), prosimy kierowników projektów o stosowanie poniższej procedury związanej ze składaniem wniosków o uzyskanie podpisu kwalifikowanego.

Podpis kwalifikowany (skrót od bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem), to podpis elektroniczny spełniający warunki określone w ustawie z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. 2016 poz. 1579), który jest równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym.

Regulacje wewnętrzne UJ

Podpisywanie dokumentów, w tym umów o finansowanie projektów podpisem kwalifikowanym wymaga podjęcia następujących działań:

  1. Etap 1 - postępowanie w zakresie uzyskania podpisu kwalifikowanego dla kierowników projektów - pracowników UJ i osób fizycznych.
  2. Etap 2 - podpisywanie podpisem kwalifikowanym umów o finansowanie i innych dokumentów związanych z realizacją projektów.

Kierowników projektów, którzy już posiadają podpis kwalifikowany prosimy o zapoznanie się z Etapem 2 - podpisywanie podpisem kwalifikowanym umów o finansowanie i innych dokumentów związanych z realizacją projektów.

Etap 1 - postępowanie w zakresie uzyskania podpisu kwalifikowanego

  1. Kierownik projektu wypełnia i podpisuje formularz danych osobowych wymagany przy rejestracji podpisu kwalifikowanego. 
  2. Kierownik projektu przekazuje wypełniony i podpisany formularz danych osobowych w zamkniętej kopercie do CAWP. 
  3. Upoważniony pracownik CAWP wprowadza dane kierownika projektu do właściwego systemu elektronicznego w celu zamówienia zestawu z certyfikatem kwalifikowanym. Po złożeniu zamówienia kierownik projektu otrzymuje drogą mailową, na podany w formularzu adres e-mail, informację o konieczności dostarczenia papierowej wersji złożonego zamówienia do siedziby Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR). Otrzymaną wiadomość prosimy zignorować, ponieważ dalsze czynności związane z uzyskaniem podpisu kwalifikowanego, w tym złożenie papierowej wersji zamówienia do KIR, będą wykonane przez CAWP.
  4. Po zakończeniu procedury związanej z zakupem zestawu do podpisu kwalifikowanego, KIR poinformuje kierownika projektu drogą mailową o możliwości osobistego odbioru zestawu (zestaw do podpisu może odebrać wyłącznie osoba, dla której złożono zamówienie, nie ma możliwości upoważnienia innej osoby). Do odbioru zestawu konieczny jest ważny dokument potwierdzający tożsamość (dowód osobisty lub paszport). Odbiór możliwy jest w siedzibie Krajowej Izby Rozliczeniowej w Krakowie (KIR) przy ul. Lea 114 A. Odbiór zestawu będzie możliwy także w innej siedzibie KIR w Polsce, po zgłoszeniu tego faktu do CAWP na etapie składania formularza danych osobowych.
  5. Koszt zakupu zestawu będzie rozliczony, na podstawie faktury VAT przekazywanej kierownikowi projektu przez CAWP i może być rozliczony ze środków danego projektu.

Zgodnie ze stanowiskiem Narodowego Centrum Nauki, wyrażonym w piśmie z dnia 6 lutego br., w przypadku projektów zakwalifikowanych do finansowania w ramach ww. konkursów możliwe jest kwalifikowanie kosztów poniesionych przed podpisaniem umowy o finansowanie projektu tj. od dnia uprawomocnienia się decyzji Dyrektora NCN o przyznaniu środków finansowych. Decyzja Dyrektora NCN staje się prawomocna po upływnie 14 dni od odbioru decyzji przez Uniwersytet.

Oznacza to, że w przypadku projektów finansowych ze środków Narodowego Centrum Nauki, możliwe jest ujęcie w budżecie projektu w ramach kosztów bezpośrednich wydatków obejmujących zakup podpisu kwalifikowanego w wysokości ok. 305,00 zł (podpis ważny na dwa lata). W tym przypadku koszt zakupu zestawu będzie rozliczony ze środków danego projektu na podstawie faktury VAT przekazanej kierownikowi projektu przez CAWP.

Natomiast, w przypadku konieczności wcześniejszego uzyskania zestawu do podpisu (przed uprawomocnieniem się decyzji NCN), koszt zakupu zestawu może być sfinansowany z innych źródeł wskazanych przez kierownika projektu w porozumieniu z kierownikiem jednostki UJ lub ze środków własnych kierownika projektu. Faktura VAT również zostanie przekazana kierownikowi projektu przez CAWP.

Etap 2 - podpisywanie podpisem kwalifikowanym umów o finansowanie i innych dokumentów związanych z realizacją projektów

  1. Kierownik projektu uzupełnia w systemie OSF dane do umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego (dalej: umowa) zgodnie z informacjami przekazanymi przez opiekuna projektu w CAWP.
  2. Kierownik projektu generuje z sytemu OSF uzupełnioną umowę. Następnie drukuje ją
    w 1 egzemplarzu oraz zapisuje, w formacie pdf, na dysku komputera lub innym nośniku danych. Nazwa pliku, bez polskich znaków, musi zawierać: nazwisko i imię oraz nazwę i numer konkursu np. Kowalski Jan Preludium 14. 
  3. Umowę w wersji papierowej, w wolnej przestrzeni na ostatniej stronie, podpisują: kierownik projektu oraz kierownik jednostki UJ (dziekan lub stosownie do specyfiki jednostki).
  4. Kierownik projektu podpisuje umowę podpisem kwalifikowanym, w formacie PAdES, postępując zgodnie z instrukcją instalacji i konfiguracji podpisu elektronicznego SZAFIR załączoną do zestawu. Po podpisaniu umowy podpisem kwalifikowanym (kierownik projektu zapisuje ją ponownie, zgodnie z opisem z pkt. 2, na dysku komputera lub innym nośniku danych.
  5. Kierownik projektu przekazuje do CAWP podpisaną umowę w wersji papierowej oraz przesyła e-mailem do opiekuna projektu w CAWP umowę podpisaną podpisem kwalifikowanym.
  6. Opiekun projektu w CAWP przekazuje umowę w wersji papierowej do akceptacji Kwestora i Prorektora ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych wraz z umową w wersji elektronicznej, zapisaną na nośniku danych, w celu złożenia podpisu kwalifikowanego.
  7. CAWP przesyła do NCN podpisaną umowę za pośrednictwem platformy ePUAP i informuje e-mailem o tym fakcie kierownika projektu.
  8. Po otrzymaniu podpisanej przez NCN umowy, opiekun projektu w CAWP współpracuje z kierownikiem projektu w celu rozpoczęcia realizacji projektu w UJ.
  9. W przypadku innych dokumentów związanych z realizacją projektów procedura ich podpisywania i przekazywania jest analogiczna jak w przypadku podpisywania umów.

Informujemy, iż istnieje również możliwość podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym bezpośrednio w siedzibie CAWP. W tym celu prosimy o kontakt z opiekunem projektu w CAWP.

Pliki do pobrania
pdf
Komunikat w sprawie: obsługi administracyjnej umów o finansowanie i projektów finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki.
doc
Formularz danych osobowych wymagany przy rejestracji podpisu kwalifikowanego