Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Podpis kwalifikowany elektroniczny

Zakup i odnowienie podpisu elektronicznego w konkursach finansowanych ze środków zewnętrznych

Uprzejmie informuję, że zgodnie z wprowadzonymi przez instytucje finansujące (np. NCN, MNiSW, NCBiR) zasadami dotyczącymi obsługi administracyjnej projektów w formie elektronicznej z użyciem podpisu kwalifikowanego oraz nową, aktualnie obowiązującą umową (nr CRZP/UJ/I/934/2020), do dnia 3 września 2022 r., zakupy podpisów elektronicznych (certyfikatów) będą dokonywane w firmie Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Jutrzenki 116.

Proszę kierowników projektów realizowanych w UJ (nie dotyczy CM UJ) o stosowanie poniższej procedury związanej z zakupem lub odnowieniem elektronicznego podpisu kwalifikowanego.

Zgodnie z instrukcją zamieszczoną na stronie internetowej Działu Usług Informatycznych UJ (DUI UJ) https://dui.uj.edu.pl/podpiselektroniczny, aby uzyskać nowy lub odnowić już posiadany podpis elektroniczny proszę postępować zgodnie z opisanymi poniżej punktami:

  1. Wypełnić formularz zamówienia podpisu elektronicznego zgodnie ze wzorem dostępnym na ww. stronie.
    • Osobom dokonującym zakupu podpisu zaleca się wybranie zestawu kwalifikowanego standard ważnego 2 lata (poz. 5 w tabeli w formularzu zamówienia podpisu elektronicznego).
    • Osobom odnawiającym certyfikat zaleca się wybranie zestawu odnowieniowego ważnego przez 2 lata (poz. 8 w formularzu zamówienia podpisu elektronicznego) – w przypadku posiadanego i ważnego certyfikatu zakupionego w innej firmie. Natomiast w przypadku wygaśnięcia już ważności certyfikatu zakupionego w innej firmie, należy zamówić i zakupić nowy zestaw kwalifikowany.
  2. Po wypełnieniu, wydrukowaniu i podpisaniu formularza przez zamawiającego, należy przesłać skan podpisanego dokumentu do CAWP do p. Anny Franczak-Buckiej na adres: anna.franczak-bucka@uj.edu.pl. Po weryfikacji danych kierownika projektu przez CAWP, formularz zamówienia podpisu elektronicznego zostanie przekazany:
    • w przypadku kierowników projektów, którzy posiadają pełnomocnictwo dla kierownika projektu lub dla osoby zastępującej kierownika projektu, będących jednocześnie dysponentami, do Działu Usług Informatycznych UJ, Dalsze postępowanie następuje zgodnie poniższą instrukcją opisaną w pkt. 3 - 5.
    • w przypadku kierowników projektów, którzy rozpoczynają realizację projektu i nie posiadają pełnomocnictwa dla kierownika projektu, do akceptacji do dysponenta środków (Prorektora UJ ds. badań naukowych), a następnie do Działu Usług Informatycznych UJ. Dalsze postępowanie następuje zgodnie poniższą instrukcją opisaną w pkt. 3 - 5.
  3. Po otrzymaniu formularza zamówienia podpisu elektronicznego zgodnie z punktem 2a lub 2b, Dział Usług Informatycznych UJ, przekazuje formularz do akceptacji i podpisu przez Kwestora UJ oraz Prorektora UJ ds. dydaktyki. Następnie, podpisany dokument, w postaci zaszyfrowanej, zostanie przesłany pocztą elektroniczną przez DUI UJ do firmy odpowiedzialnej za wydawanie podpisów kwalifikowanych dla UJ. 
  4. Po otrzymaniu wiadomości mailowej z adresu: podpiselektroniczny@uj.edu.pl z Działu Usług Informatycznych UJ, zawierającej informacje, że formularz zamówienia podpisu elektronicznego został przesłany do firmy Enigma, kierownik projektu może: a) wejść na stronę sklepu: www.cencert.pl (CenCert jest marką firmy Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o.) i dokonać zakupu postępując zgodnie z instrukcją dostępną pod wskazanym adresem: https://dui.uj.edu.pl/podpiselektroniczny; b) przekazać powyższą wiadomość do p. Anny Franczak-Buckiej w CAWP (anna.franczak-bucka@uj.edu.pl), która w imieniu kierownika projektu dokona zakupu certyfikatu na stronie sklepu www.cencert.pl zgodnie z zamieszczoną instrukcją.
  5. Po otrzymaniu informacji mailowej, ze sklepu cencert.pl o zrealizowaniu zamówienia, kierownik projektu kontaktuje się się z przedstawicielem firmy p. Michałem Fortuną w celu uzgodnienia sposobu i terminu odbioru certyfikatu (FORTUNA PHU Michał Fortuna, ul. Kozia 14/18, 43-300 Bielsko-Biała, tel. 501 746 544, w godz.: 9:00 – 17:00).
  6. Po realizacji usługi na adres mailowy kierownika projektu lub osoby zastępującej kierownika projektu wpłynie faktura za zakup elektronicznego podpisu kwalifikowanego, która powinna być przekazana do zapłaty w terminie wskazanym w dokumencie. Zgodnie z zapisami umowy, do rozliczenia faktury należy dołączyć podpisany protokół przekazania-odbioru certyfikatu, wystawiony przez firmę przekazującą zestaw.

Uwaga: Z wnioskiem o zakup lub przedłużanie już posiadanego podpisu kwalifikowanego może wystąpić wyłącznie osoba posiadająca adres e-mail w domenie: @uj.edu.pl.

Jeżeli kierownik projektu nie posiada adresu w domenie: @uj.edu.pl, proszę o kontakt z opiekunem projektu w CAWP w celu założenia konta gościa. Wniosek o konto gościa dostępny jest na stronie DUI Pomoc IT UJ: https://pomocit.uj.edu.pl/formularze w zakładce „Formularze”.

W przypadku osób (kierowników projektów), z którymi zawarto umowy cywilnoprawne w celu aktywacji konta w domenie UJ, niezbędny jest bezpośredni kontakt z Działem Usług Informatycznych UJ, PomocIT (tel. 12 663 10 10, 12 663 10 11, 12 663 10 12, 12 663 10 13, mail: pomocit@uj.edu.pl). 

Zalecam rozpoczęcie procesu odnowienia certyfikatu co najmniej 10 dni roboczych przez wskazanym terminem zakończenia ważności certyfikatu. Po wygaśnięciu certyfikatu, uzyskanie kolejnego, będzie wymagało zakupienia nowego zestawu. 

W przypadku pytań i wątpliwości proszę o kontakt:

  • z opiekunem projektu w CAWP lub p. Anną Franczak-Bucką w CAWP, tel. 12 663 38 93, anna.franczak-bucka@uj.edu.pl
  • w sprawach technicznych z panią Iwoną Gajdą, Kierownikiem Działu Usług Informatycznych UJ, tel. 12 663 12 19, iwona.gajda@uj.edu.pl
  • lub bezpośrednio z firmą: biuro@cencert.pl, tel. 22 720 79 55 oraz 666 028 044 (Infolinia CenCert czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-18.00).

Traci moc komunikat: 1) Komunikat nr 1027.0643.58.2018 Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z dnia 30 listopada 2018 roku w sprawie obsługi administracyjnej umów o finansowanie i realizacji projektów finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki z wymogiem podpisu kwalifikowanego. 2) Komunikat nr 1027.0643.66.2019 Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z dnia 12 grudnia 2019 roku w sprawie obsługi administracyjnej realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych z wymogiem podpisu kwalifikowanego – przedłużenie ważności certyfikatu.


Komunikat Rektora w sprawie: składania wniosków o zakup lub przedłużanie już posiadanych podpisów kwalifikowanych wykorzystywanych na potrzeby realizowanych w UJ projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.

Instrukcja instalacji oprogramowania do obsługi podpisu elektronicznego oraz instrukcja podpisywania plików PDF

Oprogramowanie do podpisu

Poradnik użytkownika

Pytania i odpowiedzi

Pomoc techniczna

Tworzenie wyglądu podpisu opartego na certyfikacie (definiowanie podpisu graficznego w Adome Reader)

Definiowanie podpisu graficznego w Adobe Reader DC (dokument PDF)

Podpisywanie plików PDF w programie Acrobat Reader (dokument .pdf)

Import identyfikatora cyfrowego (dokument .pdf)