Zaangażowanie osoby do realizacji projektu należy rozpocząć od przygotowania protokołu z wyboru personelu projektu.
Kierownik projektu sporządza protokół i umieszcza w nim informacje dotyczące wszystkich osób realizujących zadania w projekcie (z wyłączeniem kierownika projektu).
Wyjątek stanowią:
- projekty finansowane z POWER, w których należy włączyć do protokołu również kierownika projektu,
- projekty finansowane z NCN, w których dla osób angażowanych w ramach stypendium oraz na stanowiska typu post –doc tworzy się protokół z posiedzenia komisji konkursowej. Protokół ten zastępuje protokół z wyboru personelu projektu.
Na każdym etapie realizacji projektu (np. w przypadku zmiany wykonawcy, rodzaju wykonywanych zadań) istnieje możliwość stworzenia uzupełniającego protokołu z wyboru personelu projektu.
Protokół z wyboru personelu podpisuje kierownik projektu oraz kierownik jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (dziekan lub stosownie do specyfiki jednostki).
Protokół z posiedzenia komisji w sprawie rozstrzygnięcia konkursu na stypendium lub na stanowisko typu post – doc podpisuje kierownik projektu, członkowie trzyosobowej komisji konkursowej oraz kierownik jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (dziekan lub stosownie do specyfiki jednostki).
Po uzyskaniu podpisów protokół należy złożyć w CAWP.