• w ramach programów Narodowego Centrum Nauki: OPUS, SONATA, SONATA BIS, MAESTRO, PRELUDIUM, SYMFONIA, HARMONIA, SONATINA, BEETHOVEN, QUANT-ERA, DAINA,
• w ramach programów Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (obecnie Ministerstwa Edukacji
  i Nauki): Diamentowy Grant, Narodowy Program Rozwoju Humanistyki (NPRH).

Uprzejmie informuję i przypominam wszystkim kierownikom projektów badawczych o konieczności złożenia do Ministerstwa Edukacji i Nauki (MEiN) lub Narodowego Centrum Nauki (NCN) raportów rocznych za 2020 rok i raportów końcowych z realizacji projektów badawczych.

Raporty roczne EiN i NCN – zasady ogólne:

1. Termin składania raportów rocznych za 2020 r. do MEiN i NCN upływa 31 marca 2021 r.
2. W raportach należy przedstawić zrealizowane zadania i rozliczyć koszty poniesione do 31 grudnia 2020 r. na podstawie danych finansowych przekazanych przez Dział Rozliczeń Projektów Krajowych (DRPK).
3. Dane o poniesionych kosztach Dział Rozliczeń Projektów Krajowych przekaże kierownikom projektów do 8 marca 2021 r.
4. Pierwszy raport roczny z realizacji projektów finansowanych przez NCN należy złożyć za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu wyniósł co najmniej
   8 miesięcy. Jeżeli realizacja projektu zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany.
5. Proszę pamiętać o zamieszczeniu w raporcie informacji o wszystkich zmianach dokonanych w trakcie realizacji projektu, za zgodą kierownika jednostki, w drodze aneksu oraz zmian dokonanych samodzielnie przez kierownika projektu zgodnie z Komunikatem Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z 6 czerwca 2018 r. w sprawie ustalenia zasad realizacji w UJ projektów badawczych finansowanych przez NCN. Proszę zwrócić szczególną uwagę na uwzględnienie w raporcie zmiany formy zatrudnienia poszczególnych wykonawców.
6. Począwszy od konkursów OPUS 17, PRELUDIUM 17, MOZART, MAESTRO 11, SONATA BIS 9, SONATA 15, PRELUDIUM BIS 1, SONATINA 4, CEUS-UNISONO, DAINA 2 w kategorii („Inne koszty bezpośrednie”), w formularzu raportu analogicznie jak w składanym wniosku, zostaną wyodrębnione następujące podkategorie: materiały i drobny sprzęt, usługi obce, wyjazdy służbowe, wizyty, konsultacje, wykonawcy zbiorowi, inne koszty. Zgodnie z informacją przekazaną przez NCN trwają prace nad udostępnieniem formularzy raportów do powyżej wskazanych konkursów.
7. W raporcie konieczne jest zwrócenie uwagi na dane jednostki w tym osobę reprezentującą UJ.  

Informacja o dostępności wzorów formularzy raportów zostanie opublikowana na stronie NCN pod koniec lutego 2021 r. Proszę kierowników projektów o bieżące śledzenie zmian w systemie ZSUN/OSF oraz na stronie NCN.

W przypadku późniejszego udostępnienia przez NCN formularzy raportów, CAWP poinformuje o tym fakcie kierowników projektów, a opiekun projektu w CAWP uzgodni z kierownikiem projektu indywidulane terminy przekazania dokumentów.

Raporty roczne MEiN – zasady szczegółowe:

Dotyczy raportów rocznych (termin do 31 marca 2021 r.): Diamentowy Grant, NPRH

1. Raport roczny należy sporządzić zgodnie z zasadami obowiązującymi dla poszczególnych programów i projektów.
2. Raporty składane są wyłącznie w wersji papierowej.
3. Raport roczny w wersji roboczej w postaci pliku Word należy przesłać do opiekuna projektu w CAWP do 12 marca 2021 roku. Opiekun projektu w CAWP dokona weryfikacji raportu i poinformuje o ewentualnych uwagach lub możliwości przekazania raportu do podpisu.
4. Ostateczną wersję raportu sporządzanego w trzech egzemplarzach i podpisanego w miejscach przeznaczonych dla kierownika projektu oraz podpisanego przez kierownika jednostki (Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki), w której projekt jest realizowany, należy przekazać do CAWP w terminie umożliwiającym sprawdzenie i uzyskanie wymaganych podpisów Władz Uniwersytetu tj. do 22 marca 2021 roku.
5. CAWP wysyła do MEiN zaakceptowane przez Władze UJ raporty roczne w wersji papierowej
   w wymaganej liczbie egzemplarzy oraz przekazuje jeden egzemplarz do Działu Rozliczeń Projektów Krajowych.

Raporty roczne NCN – zasady szczegółowe:

Ze względu na zmianę trybu obsługi administracyjnej projektów przez NCN (stypendiów, staży
i projektów badawczych), która od konkursów ogłoszonych 15 grudnia 2016 r. przebiega wyłącznie
w formie elektronicznej wprowadza się dwie ścieżki postępowania na etapie przygotowania i składania raportów rocznych do NCN dla:

1. raportów składanych w wersji papierowej lub z wykorzystaniem elektronicznego podpisu kwalifikowalnego;
2. raportów składanych wyłącznie z użyciem podpisu kwalifikowalnego.

1. Raporty składane w wersji papierowej lub z wykorzystaniem elektronicznego podpisu kwalifikowalnego.

Dotyczy raportów rocznych (termin do 31 marca 2021 r.) składanych z realizacji projektów badawczych do konkursów: OPUS 12, SONATA 12, SONATA BIS 6, MAESTRO 8, PRELUDIUM 12, SYMFONIA 4, HARMONIA 8, BEETHOVEN 2.

• Raport roczny należy sporządzić zgodnie z zasadami obowiązującymi dla poszczególnych programów i projektów.
• Raport roczny w wersji roboczej w postaci pliku PDF należy przesłać do opiekuna projektu w CAWP do 12 marca 2021 roku. Opiekun projektu w CAWP dokona weryfikacji raport i poinformuje o ewentualnych uwagach lub możliwości przekazania raportu do podpisu
• Ostateczną wersję raportu należy przekazać do CAWP w terminie umożliwiającym sprawdzenie i uzyskanie wymaganych podpisów Władz Uniwersytetu tj. do 22 marca 2021 roku.
• Zgodnie z informacją NCN, że ze względu na sytuację epidemiologiczną, preferowaną formą składania raportów z realizacji projektów badawczych, jest dokumentacja opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym właściwych osób i przesłana do NCN za pośrednictwem platformy ePUAP, możliwe jest złożenie raportu opatrzonego podpisem kwalifikowanym kierownika projektu i kierownika jednostki.
• Natomiast w przypadku braku możliwości podpisania raportu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez kierownika projektu możliwe jest podpisanie dokumentu odręcznie przez kierownika projektu, następnie skan tak podpisanego raportu, opatrzonego podpisem kwalifikowanym kierownika jednostki (Dziekan Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki) należy przesłać mailowo do opiekuna w CAWP. Dokument zostanie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Władze UJ i wysłany przez CAWP do NCN za pośrednictwem platformy ePUAP. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi NCN, w przypadku wyboru tej ścieżki procedowania raportu należy także przekazać do CAWP oryginał dokumentu podpisanego odręcznie przez kierownika projektu i kierownika jednostki. NCN wymaga, aby oryginał raportu był przechowywany w podmiocie realizującym projekt.
• Możliwe jest również złożenie raportu do NCN wyłączenie w wersji papierowej. Ostateczną wersję raportu sporządzanego w dwóch egzemplarzach i podpisanego w miejscach przeznaczonych dla kierownika projektu oraz podpisanego przez kierownika jednostki (Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki), w której projekt jest realizowany, należy przekazać do CAWP w terminie umożliwiającym sprawdzenie i uzyskanie wymaganych podpisów Władz Uniwersytetu tj. do 22 marca 2021 roku.
• Obowiązek wysłania raportu w wersji elektronicznej w systemie ZSUN/OSF spoczywa na kierowniku projektu. W związku z powyższym raport w formie elektronicznej należy wysłać dopiero po uzyskaniu podpisów na wersji drukowanej. Informacje o zatwierdzeniu raportu przez Władze UJ zostaną przekazane przez opiekuna projektu w CAWP.
• CAWP wysyła do NCN zaakceptowane przez Władze UJ raporty roczne w wersji papierowej w wymaganej liczbie egzemplarzy lub w wersji elektronicznej za pośrednictwem platformy ePUAP. W przypadku raportu składanego w wersji papierowej CAWP przekazuje jeden egzemplarz do Działu Rozliczeń Projektów Krajowych, a w przypadku raportu składanego w wersji elektronicznej archiwizuje dokument w systemie SAP w odpowiednim elemencie PSP.

2. Raporty składane wyłącznie z użyciem podpisu kwalifikowalnego.

Dotyczy raportów rocznych (termin do 31 marca 2021 r.) składanych z realizacji projektów badawczych od konkursów: OPUS 13, SONATA 13, SONATA BIS 7, MAESTRO 9, PRELUDIUM 13, HARMONIA 9, SONATINA 1, QUANT-ERA, DAINA 1, BEETHOVEN 3.

1. Raport roczny należy sporządzić zgodnie z zasadami obowiązującymi dla poszczególnych programów i projektów.
2. Raport roczny w wersji roboczej w postaci pliku PDF należy przesłać do opiekuna projektu w CAWP do 12 marca 2021 roku. Opiekun projektu w CAWP dokona weryfikacji raportu i poinformuje o ewentualnych uwagach lub możliwości przekazania raportu do podpisu.
3. Ostateczną wersję raportu rocznego należy przesłać do 22 marca 2021 roku do opiekuna projektu w CAWP w postaci pliku PDF podpisanego podpisem kwalifikowanym przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki (Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki), w której projekt jest realizowany.
4. Obowiązek wysłania raportu w wersji elektronicznej w systemie ZSUN/OSF spoczywa na kierowniku projektu. W związku z powyższym raport w formie elektronicznej należy wysłać w systemie ZSUN/OSF dopiero po uzyskaniu podpisów na wersji elektronicznej. Informacje o zatwierdzeniu raportu przez Władze UJ zostaną przekazane przez opiekuna projektu
   w CAWP.
5. CAWP wysyła do NCN zaakceptowane przez Władze UJ raporty roczne za pośrednictwem platformy ePUAP oraz archiwizuje dokument podpisany elektronicznie w systemie SAP w odpowiednim elemencie PSP.

Raporty końcowe MEiN i NCN – zasady ogólne:

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami raport końcowy składa się nie później niż w terminie 60 dni od daty zakończenia projektu określonej w umowie.
2. Raport końcowy w wersji roboczej należy przesłać do opiekuna projektu w CAWP w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF (NCN) lub Word (MEN) do 20 dni przed upływem terminu składania raportów w NCN i MEiN. Opiekun projektu w CAWP dokona weryfikacji raportu
   i poinformuje o ewentualnych uwagach lub możliwości przekazania raportu do podpisu wraz
   z ustalonymi z MEiN i NCN zasadami procedowania dokumentów.

W przypadku programów lub projektów, które nie zostały wskazane w niniejszym komunikacie, opiekunowie projektów w CAWP będą kontaktować się indywidualnie z kierownikami projektów w celu ustalenia trybu i terminów przekazywania raportów.

Zwracam uwagę, że niezłożenie raportu rocznego w terminie lub złożenie raportu niespełniającego wymagań określonych w stosownych przepisach powoduje wstrzymanie dalszego finansowania. Natomiast niezłożenie raportu końcowego upoważnia instytucję finansującą do uznania umowy za niewykonaną i uprawnia do żądania od jednostki zwrotu środków.

W przypadku pytań lub wątpliwości w zakresie przygotowania raportów zachęcam do kontaktu
z opiekunami projektów w CAWP:

• projekty NCN: OPUS realizowane na Wydziale Biochemii, Biofizyki i Biotechnologii, Wydziale Filozoficznym, Wydziale Geografii i Geologii

– Jakub Górka, tel. 12 663 30 11, jakub.gorka@uj.edu.pl

• projekty NCN: OPUS realizowane na Wydziale Biologii, Wydziale Matematyki i Informatyki Wydziale Studiów Międzynarodowych i Politycznych

– Agnieszka Gajda-Górecka, tel. 12 663 30 25, agnieszka.gajda-gorecka@uj.edu.pl

• projekty NCN: OPUS, SYMFONIA realizowane na Wydziale Chemii, Wydziale Fizyki, Astronomii
  i Informatyki Stosowanej

– Monika Pacholczyk, tel. 12 663 30 09, monika.pacholczyk@uj.edu.pl

• projekty NCN: OPUS realizowane na Wydziale Filologicznym, Wydziale Historycznym, Wydziale Polonistyki, Wydziale Prawa i Administracji, Wydziale Zarządzania i Komunikacji Społecznej
  i w jednostkach pozawydziałowych oraz projekty SYMFONIA realizowane na Wydziale Biochemii, Biofizyki i Biotechnologii, Wydziale Biologii i w jednostkach pozawydziałowych

- Mateusz Basarab, tel. 12 663 38 64, mateusz.basarab@uj.edu.pl

• projekty NCN: MAESTRO (wszystkie wydziały)

– Elżbieta Wito, tel. 12 663 30 07, elzbieta.wito@uj.edu.pl

• projekty NCN: SONATA, SONATA BIS, SONATINA (panele HS, Wydział Geografii i Geologii oraz Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej)

– Sylwia Śliwińska, tel. 12 663 30 12, sylwia.sliwinska@uj.edu.pl

• projekty NCN: SONATA, SONATA BIS, SONATINA realizowane na Wydziale Chemii, Biologii, Matematyki i Informatyki, Biochemii, Biofizyki i Biotechnologii oraz jednostkach pozawydziałowych

– Monika Mikołajczyk, tel. 12 663 38 39, monika.wojtasinska@uj.edu.pl

• projekty NCN: PRELUDIUM 6-16 (panele NZ i HS), PRELUDIUM 17 (panel HS) oraz projekty MEiN: DIAMENTOWY GRANT, NPRH edycja nr 4 (moduł: Rozwój)

– Katarzyna Pilipowicz, tel. 12 663 30 05, katarzyna.pilipowicz@uj.edu.pl

• projekty NCN: ETIUDA, PRELUDIUM do edycji 16 (panel ST, Wydział Chemii oraz Jagiellońskie Centrum Rozwoju Leków), PRELUDIUM 17 (panel ST) oraz projekty MEiN: NPRH (moduły: Umiędzynarodowienie i Uniwersalia)

– Marek Plewa, tel. 12 663 30 03, marek.plewa@uj.edu.pl

• projekty NCN: PRELUDIUM do edycji 16 (panel ST, Wydział Matematyki i Informatyki, Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej, Wydział Geografii i Geologii oraz Małopolskie Centrum Biotechnologii), PRELUDIUM 17 (panel NZ) oraz projekty MEiN: NPRH (moduły: Dziedzictwo Narodowe i Fundamenty)

– Aleksandra Ryś, tel. 12 663 30 02, aleksandra.rys@uj.edu.pl

• projekty NCN: HARMONIA

– Iwona Brzozowska, tel. 12 663 30 00, iwona.brzozowska@uj.edu.pl

• projekty NCN: BEETHOVEN 2 i 3, QUANT-ERA, SHENG 1, CHIST-ERA, BiodivERsA, JPND

– Sebastian Bąk, tel. 12 663 38 46, sebastian.bak@uj.edu.pl

• projekty NCN: DAINA 1

– Patrycja Bień, tel. 12 663 30 01, patrycja.bien@uj.edu.pl

Dokumenty w wersji papierowej przyjmowane będą w sekretariacie CAWP (ul. Czapskich 4, I piętro, pokój 103).

Natomiast dokumenty w wersji elektronicznej proszę przekazywać bezpośrednio do opiekunów projektów w CAWP na wskazane powyżej adresy mailowe.

KOMINUKAT REKTORA